En Ecuador, un rol de pagos, es el registro que se hace de sueldos y salarios que las empresas deben cancelarle a sus empleados. Además, estos incluyen los bonos e impuestos retenidos que pagan en un tiempo determinado. En el mismo sentido, este término es también conocido como “nómina”. La expresión, igualmente, involucra a la cantidad de dinero en total que la compañía debe pagar a los trabajadores. Bien sea de salarios como de distintos beneficios.
El rol de pagos generalmente lo administra y gerencia el área contable del negocio. Sin embargo, en el caso de pequeñas empresas o aquellas que apenas están surgiendo están administradas por el propietario. Cabe destacar que este registro es sujeto de modificaciones. Ya que se establece durante un tiempo determinado porque pueden surgir cambios de sueldos, horas adicionales, bonos e incluso pagos por reposo médico. Por esta razón, si tu empresa cuenta con empleados es inevitable que leas este artículo y comiences a elaborar tu rol de pagos.
¿Qué información contiene un rol de pagos?
- Datos del empleado: principalmente debes incluir su información personal como nombre completo, dirección, número de teléfono y número de seguro social. Además de ello, necesitas las retenciones de la declaración de impuestos sobre la renta de cada trabajador.
- Número total de horas laboradas: llevar el control de las horas que trabajan tus empleados te facilita el cálculo para pagarles la cantidad correcta. Sobre todo, en el caso de que tu negocio contrate empleados por horas.
- Periodo de tiempo libre: en este apartado es necesario que controles e incluyas el tiempo libre de tus empleados. En otras palabras, llevar un registro de los periodos vacacionales, reposos por enfermedad, permisos laborales e incluso los días feriados. De igual manera, en el caso de reposo médico debes consultar si existe alguna política que determine cuántos días está permitido estar ausente.
- Total del salario o sueldo: de acuerdo a esta sección, se refiere básicamente a mencionar y determinar cuál es el monto que le cancelará la empresa al empleado. Generalmente, el rol de pagos debe indicar el salario al año que reciben los trabajos; y de esta manera, se divide entre el número de pagos que se efectúan anualmente.
En el supuesto de empresas que contratan personal por horas, deben establecer cuál es la tasa de la hora laborada. Teniendo esta información se puede determinar cuál es su salario anual. Para ello se deben sumar todas las horas trabajadas.
- Pagos de horas adicionales: este apartado corresponde a trabajadores asalariados y a contratados por horas. Todos deben recibir el pago de las horas extras que trabajen. En otras palabras, es dinero que reciben por trabajar más horas de las estipuladas.
Otra información que debe tener el rol de pagos
- Beneficios que complementan el salario: la empresa debe proporcionarle, además del sueldo, beneficios complementarios tales como seguro de salud, asistencia de educación y derecho a jubilación.
- Otros pagos: en este apartado puedes incluir los pagos que reciben los empleados por comisiones de ventas, propinas o cancelaciones adicionales.
- Deducciones: no siempre existen, pero debes añadirla a tu rol de pagos; ya que algún empleado podría requerir que se le descuente una cantidad de dinero a su salario, sea cual sea la causa.
- Impuestos de nómina: aquí es donde debes considerar el impuesto sobre la renta, de desempleo, seguridad social y más. No obstante, recuerda que depende de cada empleado de acuerdo a las retenciones que tenga.
- Embargos: se trata básicamente de la decisión que determine algún tribunal. Esta sentencia se utiliza para que el empleado cancele sus deudas. Las deudas que pueden ser acobijadas por un embargo son impuestos no pagados, préstamos bancarios e incluso manutención de sus hijos.
- Total de pago en neto y bruto: el rol de pagos obligatoriamente debe reflejar el salario o sueldo neto y bruto que recibe el empleado. En este sentido, debes comprender que el salario bruto se refiere al monto total que se le asigna al trabajador. Mientras que el neto es la cantidad final que recibe la persona, una vez que le sean descontadas todas las deducciones. De esta manera, el bruto es requerido por impuestos sobre la renta y el neto es información de interés para bancos y más.
¿Cómo diseño el rol de pagos?
El medio que utilices para diseñar tu rol de pagos es una decisión importante. Por esta razón, existen varios tipos como manual, a través de un sistema automatizado e inclusive mediante un servicio externo de rol de pago. En consecuencia, en este artículo te mencionaremos cómo es el proceso utilizando cada uno de los medios mencionados.
Cálculo manual
Esta metodología favorece mucho más a aquellas empresas que cuentan con menor número de empleados. Porque el diseño no requerirá tantos elementos como una gran empresa. Por su parte, las empresas que tienen muchos empleados deben establecer un sistema para mantener sus registros.
De esta manera, el cálculo de salarios y deducciones se realizan de forma manual. No obstante, es un método arriesgado porque el diseño de rol de pagos es complicado y pueden presentarse errores. Por esta razón, te recomendamos que verifiques cada uno de los montos antes de cancelarle a tu empleado. En consecuencia, esta es una forma fácil, económica y rápida, pero conlleva sus riesgos.
Sistema automatizado
Se trata básicamente de la utilización de cualquier software que integre los sistemas de recursos humanos y contables. El uso de esta herramienta es sencillo, únicamente debes añadir la información que el sistema te pide. En este sentido, el software necesita los datos de los empleados, salarios, horas trabajadas, tasas de pagos y las deducciones.
Una vez que suministres esta información, el software se encargará de calcular los montos a pagar. Igualmente, ofrece la posibilidad de efectuar los pagos mediante cheques, transferencias bancarias y tarjetas de pagos. Como resultado puedes apreciar que es un proceso mucho más sencillo, seguro y rápido.
Servicio externo de rol de pagos
En cuanto a este método, las modalidades resultan ser completamente distintas. Debido a que se trata de la contratación de una tercera persona para que realice el diseño del rol de pagos. Este tercero hará el diseño por una tarifa que acuerden y favorezca a ambos. En este caso, solo debes suministrarle a la persona toda la información y ella se encargará de entregarte el rol de pagos culminado.
Finalmente, podemos acordar que el rol de pagos en Ecuador es indispensable tanto para pequeñas empresas como para grandes multinacionales. Por ello, esperamos que la información que te suministramos sea de provecho para concretar este recurso obligatorio y que trae beneficios en cuanto a organización. Sigue todos los pasos aquí explicados y cumple con tu deber.
